TRATAMIENTO ARCHIVISTICO
El propósito del análisis de la ciencia archivística, sus objetivos y desempeño, como
sistema libre, se definen progresivamente. El objeto de estudio se ha dirigido desde los
archivos a los acervos orgánicos de la documentación; y desde sus procesos en la fase
final de la vida, es decir, en los archivos históricos, a la participación archivística desde el
instante de la creación de los documentos.
El tratamiento archivista consiste en un conjunto de operaciones y tareas que se aplican a
los documentos en cada una de sus edades y que tiene por objeto la conservación, la
organización y hacerlos accesibles y útiles al usuario.
Las principales funciones en el tratamiento archivista son:
Identificación, que conduce al conocimiento del órgano y las unidades
administrativas que han producido los documentos, además de los tipos
documentales producidos.
- Clasificación, mediante la cual los documentos producidos y recibidos por una
determinada unidad administrativa se separan, formando conjuntos orgánicos de
documentos correspondientes a las actividades desarrolladas por esa oficina. - Ordenación, que consiste en colocar los documentos dentro de sus series y de su
fondo de acuerdo a un orden convenido. Los tipos de ordenación son: la
cronológica, la alfabética y la numérica. - Descripción, donde se reflejan los resultados de las operaciones anteriores en los
instrumentos de control e información. Conviene realizar la descripción mediante
inventario, que consiste en describir la documentación mediante ciertos elementos,
con la finalidad de conocer su contenido y su localización física. Los elementos que
forman parte de la ficha son: - Las fechas límite del expediente (año de su inicio y año de su finalización)
- Una entrada descriptiva breve y concisa, que sirva para conocer el contenido de
cada expediente - Los dígitos correspondientes al cuadro de clasificación y denominación de la serie.
- La signatura del archivo, es decir, el número de la caja donde se archiva el
documento y el número de dicho documento dentro de la caja. - Este sistema posee considerables ventajas, como la rapidez de búsqueda de
documentos, que están colocados en un orden lógico y la reducción al mínimo de
las posibilidades de error cuando se busca y se devuelve un expediente a su lugar
correspondiente. - Instalación, que consiste en colocar físicamente los documentos en el lugar donde
deben conservarse.
Tratamiento Archivistico, se encuentra realizando el proceso técnico descriptivo de
la Serie Documental Gobernación de Guayana, la cual se encuentra en digital, para
ser descargado en Archiven-His. Se seleccionó un equipo de trabajo para la
descripción de la colección de Andrés Bello que pronto estará en el portal del AGN.
PRESERVACION Y CONSERVACION DE DOCUMENTAL
LIMPIEZA DE UNIDADES DE LOS FONDOS HISTÓRICOS DEL AGN
- La limpieza es una tarea de vital importancia dentro del procedimiento de
conservación preventiva del Archivo General de la Nación. La Unidad de
Conservación y Restauración, tiene como acción principal es la preservación y
conservación del patrimonio documental de la nación, bajo su responsabilidad la
conservación del acervo que custodia el AGN . Para emprender esta problemática
se requieren de tácticas de conservación preventiva que implican tratamientos
masivos, más que puntuales, tales como el control de las condiciones ambientales
y de depósito, de almacenamiento, manipulación y mantenimiento. - Objetivo del departamento de conservación documental
- Establecer directrices que orienten la conservación de los documentos desde su
producción hasta su disposición final, garantizando su integridad física y funcional,
sin alterar su contenido. - La conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de
orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de
deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. - El departamento cuentas con los equipos idóneo de toma de control de
temperatura y humedad relativa: Instrumento que permite llevar el registro diario y
mensual de la temperatura y la humedad relativa en los depósitos de archivo. - Humedad absoluta (densidad del vapor): Es el peso del vapor de agua por unidad
de volumen de aire, expresada en gramos por metro cúbico de aire. - Humedad de saturación: es la máxima cantidad de vapor de agua que puede caber
en una cierta cantidad de aire. La humedad de saturación depende de la presión y
temperatura. - Humedad relativa: es la relación entre la cantidad de vapor de agua contenido
realmente en el aire estudiado (humedad absoluta) y el que podría llegar a
contener si estuviera saturado (humedad de saturación). Se mide en tantos por
ciento y está normalizada de forma que la humedad relativa máxima posible es el
100%. - Legajo: Conjunto de documentos sueltos que se encuentran atados con mecatillo
y envuelto en papel crak. - En el área, se están realizando unos estuche con las medidas exactas, para estos
legajos que se encuentran en piso 1 bóveda 4 para una mejor manipulación y
conservación de los documentos. - Actualmente en el Departamento de Conservación Documental se están
realizando las encapsulaciones de todos los planos que resguardan en el Archivo
General de la Nación. - ENCAPSULADO:
- Sistema para archivar y proteger documentos, planos, manuscritos, mapas, etc.;
consultados frecuentemente o muy exigidos en el uso. Consiste en colocar el
documento entre dos láminas de material transparente, que se une en los
márgenes mediante fusión (calor o ultrasonido) o una cinta autoadhesiva.
Considerado una variante de la laminación, el encapsulado brinda al documento:
mucha protección frente a daños físicos durante su exhibición, estudio o
almacenamiento; con una transparencia excelente; alto nivel de reversibilidad y
mínima alteración en cuanto a la aplicación. Para encapsular se utiliza film de
poliester libre de impregnaciones superficiales e incluso de filtros UV. Su nombre
es treftalato de polietileno, lámina fuerte, transparente, inerte y muy durable.
